Management assistent vacature regio Zuid-Holland

Voor de Gemeente Rotterdam zijn wij op zoek naar een ervaren managementassistent! Als Managementassistent ga jij aan de slag bij de afdeling Jongerenloket. Dit team helpt met het adviseren en ondersteunen van jongeren van 16 tot 27 jaar op weg naar een zo groot mogelijke sociale en economische zelfstandigheid.

Is deze functie iets voor jou? Lees dan snel verder?

Wat bieden wij jou

• Een salaris vanaf€ 14,46 – € 19,33 per uur!
• 36 uur per week!
• Kans op overname na 9 maanden!
• verificatiegesprekken week 10!

Wie ben jij

Jij bent van plannen, van werk makkelijker maken en van samenwerken. Door jouw hulp
houden je collega’s overzicht over wat er van hen verwacht wordt. Met jouw actieve
werkhouding ondersteun je jongeren tussen de 16 tot 27 jaar oud. Je bent klantgericht en hebt een goed aanpassingsvermogen. Je werkt actief! Ook weet jij te bepalen wanneer er iets dringend is. Jij doet voorstellen en neemt dus initiatief. Je bent accuraat en een echte teamplayer. Samen met jouw collega’s houd je de managers op de hoogte van alle bijzonderheden die zich afspelen. Jij weet goed om te gaan met de hectiek en de dynamiek die de jongeren met zich meebrengt. Zo schakel je makkelijk tussen werkzaamheden. Bij weerstand houd jij je hoofd koel. Jij overziet de situatie en zoek je naar eenpassende oplossing!

• Je bent minimaal in het bezit van een afgeronde Mbo- 4 opleiding;
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als managementassistente opgedaan in de afgelopen drie jaar;
• Je hebt ervaring in het ondersteunen (denk aan agendabeheer) van een managementteam; en specifiek een afdelingshoofd;
• Je hebt aantoonbare ervaring met MS Office, dit blijkt uit je CV;
• Je hebt ervaring met het organiseren van afdelingsbijeenkomsten en MT-retraites (pre);
• Je hebt minimaal 6 maanden ervaring met Oracle (pre);
• Je hebt minimaal 6 maanden ervaring op de afdeling jongerenloket (pre);
• Je hebt ervaring in een gemeente met minimaal 250.000 inwoners (pre).

Wat ga je doen

Als managementassistent ben jij ervoor om je team te ondersteunen. Zo zorg jij ervoor dat alle facilitaire- en administratieve zaken geregeld worden. Jij bent verantwoordelijk voor representatieve activiteiten, coördinatie en het afhandelen van mailing t.b.v. de afdeling. Het voorbereiden het notuleren van vergaderingen is één van de belangrijkste onderdelen van het takenpakket. Jij voelt je volledig thuis in het digitaal vergaderen en MS Teams. Je hebt overzicht over afdelingsbrede werkzaamheden op hetgebied van ondersteuning en processen en levert hier pro-actief een bijdrage .

• Je zorgt ervoor dat de agenda van het afdelingshoofd op orde is;
• Je plant vergaderingen en overleggen in, zet stukken uit ter voorbereiding van vergaderingen en organiseert/faciliteert afdelingsbijeenkomsten;
• Je notuleert bij overleggen en vergaderingen en/of maakt actielijsten naderhand;
• Je pakt administratieve taken op: Je doet bestellingen in ons inkoopsysteem, indien de verantwoordelijke collega afwezig is of indien nodig;
• Je beheert mailbox(en)Je bewaakt procedurele afspraken en je doet waar nodig verslaglegging;
• Op orde houden van alle ondersteunende faciliteiten. Zoals bijv. aanmaken bestelaanvragen, reserveren van vergaderkamers en aanvragen van overige faciliteiten.

Waar ga je werken

De afdeling;
Het Jongerenloket adviseert en ondersteunt jongeren van 16 tot 27 jaar op weg naar een zo groot mogelijke sociale en economische zelfstandigheid. Onze dienstverlening richt zich op Rotterdamse jongeren die veelal een opeenstapeling aan problemen kennen. We ondersteunen deze jongeren door inzet van de mogelijkheden op het gebied van onderwijs, werk, inkomen en zorg, of een combinatie hiervan.

• Coolsingel 40– Stadshuis, Halvemaanpassage 1 – Timmerhuis&vanuit huis!

Sollicitatie

Ben jij na het lezen van deze vacature enthousiast geworden? Solliciteer dan direct via onze website www.tempo-team.nl. Vragen en/of opmerkingen? Bel of mail gerust!

Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.