Yacht
Ben jij ondernemend, heb je organisatietalent en denk je graag vooruit en mee? Vind je het leuk om bezig te zijn binnen een dynamische en afwisselende stad? Als het jou energie geeft om een radar te zijn in een groter geheel en te zorgen dat alles weer op rolletjes loopt, dan gaan wij graag het gesprek met je aan!
Projectsecretaris
Wat ga je bij ons doen?
Als projectsecretaris lever je een bijdrage aan de realisatie van de ambities van Dordrecht en de regio. Je biedt organisatorische, secretarieel/administratieve en bestuurlijke ondersteuning aan de projectmanager en het project. Je hebt signalerende, uitvoerende en adviserende taken op verschillende beheeraspecten in het project en bewaakt de voortgang. De belangrijkste taken die je hebt, zijn:
- Verantwoordelijk voor de voorbereiding, planning, agendering, verslaglegging van overleggen of bijeenkomsten, communicatie met betrokken partijen (mede) initiëren, relatienetwerk opbouwen en onderhouden en bewaken van deadlines;
- Agendabeheer van de projectmanager waar je voor werkt;
- Uitzetten en opvolgen van acties en werkzaamheden die uit de projectplanning voortvloeien;
- Verantwoordelijk voor het beheer van het projectdossier;
- Je bewaakt de voortgang van het project op het gebied van de GROTICK-aspecten en adviseert en rapporteert de projectmanager daarover. de projectfinanciën, o.a. aanmaken en registreren van de (financiële) verplichtingen, factuurafhandeling, rechtmatige opdrachtverstrekking, standaard budgetoverzichten produceren en kunnen vertalen naar acties, ondersteunen bij het opstellen en actualiseren van de projectbegroting, aanbestedingsdossiers beheren, toezien op naleving van bestaande administratieve organisatie en procedures;
- Signaleren van risico’s en tijdig betrekken van de juiste mensen bij beslissingen;
- Procesbewaking en meeschrijven aan projectplannen, voortgangsrapportages en andere relevante besluitvormingsstukken;
- Je coördineert en draagt inhoudelijk bij aan bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming;
- Je bent sparringpartner voor de projectmanager en adviseert en rapporteert over de voortgang van het project;
- Je informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de projectorganisatie;
- Je levert een bijdrage aan de professionalisering van het projectmanagement.
Ervaring
Wat neem je mee?
Werken in projecten is helemaal jouw ding. Je bent omgevings- en resultaatgericht. Wij zoeken een echte verbinder die communicatief sterk is. Je hebt een sterk organisatorisch vermogen, dat wil zeggen dat jij zorgt dat alle stukken tijdig en volledig gereed zijn. Je bent proactief en denkt mee om het project op tijd te laten slagen. Zelfstandig werken gaat je gemakkelijk af en je signaleert wat er speelt en leeft binnen en buiten de organisatie, en speelt hierop in en je bent analytisch en adviesvaardig.
Verder:
- Beschik je over een afgeronde Hbo opleiding, bij voorkeur binnen het ruimtelijk en/of publieke domein;
- Heb je minimaal drie jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie;
- Heb je ruime ervaring met verslaglegging;
- Heb je affiniteit met projectmatig werken;
- Kun je planmatig werken in een politiek-bestuurlijke omgeving;
- Schrijf je gemakkelijk en kan je programmamanagers en projectmanagers hierbij ondersteunen.
Voorwaarden
Schaal 9
Opdracht: deta-Vast
Uren: 32-36 uur
Zzp’ers uitgesloten